Contratar um fornecedor nunca é apenas sobre preço ou prazo. Na rotina de compras e suprimentos, escolher o parceiro errado pode gerar muito mais prejuízo do que economia.
Neste artigo, você vai entender o que analisar no histórico de um fornecedor, por que isso impacta a saúde do negócio e como a tecnologia pode acelerar análises relacionadas ao seu parceiro de negócio.
Por que o histórico do fornecedor importa tanto?
O histórico de uma empresa funciona como um “raio-X” da sua atuação no mercado. Ele revela se o fornecedor cumpre leis, paga impostos, respeita trabalhadores, entrega o que promete e possui capacidade técnica e financeira para operar.
Um parceiro instável pode gerar consequências como a paralisação da produção, atraso em obras, perda de reputação, processos e multas trabalhistas. Lembre-se que um fornecedor barato, mas com histórico negativo, pode gerar custos ocultos muito maiores que qualquer economia inicial.
Mas na prática o que significa avaliar o histórico de uma empresa?
Avaliar o histórico de um fornecedor é analisar de forma estruturada como essa empresa se comportou ao longo de sua existência, identificando riscos antes de formalizar qualquer parceria. Em outras palavras, é responder à pergunta:
“É seguro fazer negócio com essa empresa?”
Assim, a avaliação do histórico não é apenas um passo burocrático. Éuma ferramenta de prevenção de riscos e fortalecimento da cadeia de suprimentos, garantindo que cada fornecedor escolhido contribua para a estabilidade e crescimento da empresa.
O que avaliar no histórico de uma empresa antes da contratação
1. Situação legal e regularidade cadastral
Esse é o primeiro filtro de risco. Antes de negociar, o fornecedor precisa estar legalmente apto a operar.
Considere verificar:
- situação do CNPJ
- CNAE compatível com as atividades
- Inscrição estadual
- Tempo de existência
- Licenças específicas por setor;
2. Regularidade fiscal e pendências com o governo
Um fornecedor com pendências fiscais pode ter dificuldades operacionais, sofrer bloqueios legais e até ser impossibilitado de emitir notas.
Algumas informações que não devem ser ignoradas: certidões negativas, dívida ativa, autuações fiscais, multas.
3. Histórico trabalhista e previdenciário
Esse ponto é essencial em contratos com mão de obra terceirizada. Fornecedores com alto volume de ações trabalhistas indica irregularidades e podem gerar risco de responsabilização para a empresa contratante.
O que analisar:
- Certidão de Débitos Trabalhistas
- Descumprimento de normas de segurança
- Vínculo com cooperativas fraudulentas
- Passivos previdenciários
Leia também: Saúde e segurança dos colaboradores na cadeia de fornecimento: melhores práticas para monitoramento
4. Responsabilidade ambiental e licenças
O mercado está mais rigoroso com compliance ambiental. Empresas com multas ou embargos podem ter suas atividades interrompidas, o que também pode comprometer a sua operação. Portanto verifique:
- Licenças ambientais
- Embargos
- Autos de infração
- Multas
Leia também: Evite riscos ambientais. 5 informações essenciais para avaliar seus fornecedores
5. Histórico financeiro e capacidade de entrega
Um fornecedor pode estar regular, mas sem estabilidade financeira para atender o contrato. Isso aumenta o risco de abandono da operação, atrasos ou falência.
É recomendável analisar:
- Protestos
- Ações de cobrança
- Restrições bancárias
- Risco de crédito
- Capital e estrutura operacional
Leia também: Débitos financeiros do fornecedor: 08 informações que não devem ser ignoradas
6. Integridade corporativa e reputação
Fraudes, corrupção, lavagem de dinheiro e envolvimento em escândalos impactam diretamente a reputação da contratante e por isso é importante avaliar:
- notícias negativas
- investigações públicas
- processos por improbidade
- relação com empresas ou pessoas sancionadas
O desafio de fazer todo o processo manualmente
Custos invisíveis da operação manual
Além do tempo perdido e dos riscos, existe um custo financeiro oculto comhoras de trabalho gastas em tarefas repetitivas, retrabalhos, auditorias corretivas, multas e até ações trabalhistas ou fiscais decorrentes de falhas na checagem. Um processo que parece barato sai caro.
Dependência de pessoas-chave
Quando a operação depende de e-mails, planilhas e pastas, o conhecimento fica centralizado em poucas pessoas, facilitando entraves no processo. Lembre-se que a gestão de fornecedores deve ser da empresa, não de quem está no cargo no momento.
Dificuldade para escalar
Quando a empresa cresce e se desenvolve, o número de fornecedores aumenta. A gestão manual não acompanha essa escala.. A equipe precisa escolher entre atrasar uma entrega ou analisar superficialmente, elevando o risco operacional.
Tomada de decisão lenta
Quando diretoria, jurídico, compras e compliance precisam aprovar informações manualmente, tudo se arrasta. E em setores como construção, indústria e saúde, a demora na homologação atrasa obras, paradas de manutenção, produção e compras urgentes.
Risco de fraudes e manipulação de documentos
Em processos manuais, documentos podem ser alterados, substituídos ou anexados incorretamente sem que ninguém perceba. Sem a possibilidade de rastrear atividades, controle de versões e validação automática, a empresa perde segurança.
Impacto no relacionamento com áreas internas
Quando a homologação atrasa por falta de organização, a área de compras vira gargalo. Quem depende do fornecedor começa a pressionar e a imagem interna da área se desgasta.
Os riscos de NÃO avaliar o histórico do fornecedor
Por conta da ampla gama de atividades e fornecedores em sua base, as empresas nem sempre conseguem colocar como prioridade a avaliação do histórico de todos os fornecedores. Mas tal prática pode colocar tanto a empresa quanto a lucratividade em risco. Veja as ameaças ocultas:
Impacto na continuidade do negócio
ornecedores com riscos não identificados podem falhar em momentos importantes como empeças de reposição que não chegam, insumos essenciais para produção que atrasam ou seja, serviços estratégicos que não são entregues, paralisando operações e gerando perdas de produtividade.
Qualidade comprometida
A ausência de prevenção do risco pode resultar em produtos ou serviços fora do padrão esperado, equipamentos com falhas técnicas ou insumos com irregularidades sanitárias por exemplo, que podem afetar diretamente a experiência do cliente final.
Falhas de compliance e segurança
Fornecedores não avaliados podem não seguir normas de segurança do trabalho, legislação ambiental ou padrões de certificação do setor. Por exemplo, uma empresa de construção que contrata terceirizados sem checar o histórico de segurança, aumentando o risco de acidentes e multas.
Custos inesperados
Sem monitoramento histórico, a empresa pode ser forçada a gastar mais com medidas de contigência comocontratos emergenciais, devolução de materiais, retrabalho em operações ou linhas de produção paralisadas. Isso impacta diretamente o orçamento e o fluxo de caixa.
Danos à imagem da empresa
Problemas com fornecedores podem ser expostos publicamente, prejudicando a reputação da empresa. Por exemplo, entregas de produtos com falhas de qualidade ou serviços realizados de forma inadequada podem gerar críticas de clientes, alertas de órgãos reguladores ou repercussão negativa em redes sociais.
Como a Gedanken ajuda sua empresa a avaliar o histórico do fornecedor
Avaliar o histórico de uma empresa antes de contratar é uma prática essencial para evitar riscos e proteger a operação. Não se trata apenas de proteção jurídica, mas de gestão financeira, reputacional e estratégica.
Com a Gedanken, esse processo deixa de ser complexo e manual para se tornar automatizado, centralizado e transparente.
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- padronizar o processo de homologação, mitigando riscos.
O resultado é uma cadeia de fornecedores mais confiável, menos risco para a empresa e mais eficiência para a área de compras.
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