O que é o monitoramento de fornecedores?
O monitoramento de fornecedores é um processo contínuo e sistemático de acompanhamento das atividades, desempenho e conformidade dos fornecedores ao longo do tempo.
A prática envolve a coleta regular de dados sobre as operações, desempenho financeiro e de performance, cumprimento de prazos e requisitos legais, além de outros aspectos relevantes para a relação comercial.
Monitorar fornecedores é fundamental para garantir que os parceiros comerciais atendam aos requisitos estabelecidos pelos contratos e assegurem que os critérios de qualidade e cumprimentos das regulamentações vigentes sejam cumpridos.
Isso traz mais segurança para a empresa contratante em relação à continuidade das operações e também melhor gerenciamento de riscos envolvendo a relação comercial.
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Por que é importante monitorar os fornecedores?
Um monitoramento eficaz contribui para o estabelecimento de relacionamentos sustentáveis com os fornecedores, incentivando a colaboração e a comunicação entre as partes, além de facilitar a resolução conjunta de problemas e a mitigação de riscos.
Monitorar as práticas dos parceiros comerciais também é importante por conta de outros aspectos pertinente para o negócio, entre eles:
Garante o desempenho e qualidade dos produtos e serviços
Avaliar continuamente os fornecedores permite que a empresa acompanhe de perto a qualidade dos produtos ou serviços fornecidos. É uma boa oportunidade para identificar possíveis falhas e evitar custos adicionais relacionados à retrabalho, devoluções e até perda de clientes devido à insatisfação com o produto final.
Com o monitoramento constante é possível propor melhorias que refletem na eficiência operacional, garantindo que o fornecimento esteja atendendo aos critérios estabelecidos desde o início da vigência do contrato.
Impacta positivamente na gestão de custos
O monitoramento ativo permite que as empresas estejam cientes de possíveis aumentos de custos antes mesmos que estes ocorram.
Isso possibilita a antecipação a mudanças nas condições de mercado, custos de matéria-prima ou operacionais, permitindo que a empresa tome medidas proativas para mitigar esses aumentos.
Aprimora o gerenciamento de riscos
O monitoramento periódico ajuda na identificação proativa de riscos associados às operações do fornecedor. Isso permite que o gestor aja rapidamente com ações corretivas em caso de problemas, como atrasos, falhas na entrega ou não conformidade, visando a mitigação de riscos e o menor prejuízo possível para a empresa contratante.
Isso também é válido para avaliar a estabilidade do fornecedor. Por exemplo, uma instabilidade financeira pode ser um sinal de alerta e representar um risco para a cadeia de suprimentos em determinado momento, uma vez que pode haver interrupção de fornecimento.
O mesmo vale para riscos relacionados à práticas antiéticas e ilícitas. Um fornecedor pode em determinado momento do relacionamento comercial estar envolvido em irregularidades, como empregar colaboradores em condições análogas à escravidão ou fazer parte de alguma lista restritiva, alterando o nível de criticidade deste parceiro comercial.
Leia também: Gestão de Riscos: o que é, por que fazer e como implementar
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Mantém a eficiência operacional da cadeia de suprimentos
O monitoramento contínuo dos fornecedores também é uma ótima forma de reduzir os riscos de interrupções na cadeia de suprimentos, principalmente em casos de fornecedores chave para a empresa contratante.
Ao estar ciente de possíveis problemas, a empresa pode desenvolver planos de contingência para evitar interrupções nas operações, como investir na diversidade de fornecedores, manter um estoque estratégico dos principais insumos e estabelecer uma comunicação eficiente para que a equipe possa responder às interrupções a tempo.
Veja também: Fornecedores de primeiro, segundo e terceiro nível: como mitigar riscos?
Proporciona mais segurança
No caso de fornecedores que têm acesso a informações sensíveis da empresa, o monitoramento é um fator de peso para garantir a segurança da informação durante o ciclo de vida do contrato. Falhas na segurança cibernética do fornecedor podem representar riscos significativos de vazamento de dados e comprometer a empresa contratante.
Por isso, o monitoramento não apenas protege os ativos digitais da organização contratante, mas também fortalece a confiança nas relações comerciais.
Leia também: Riscos cibernéticos na cadeia de suprimentos
Quais os possíveis reflexos do não monitoramento dos fornecedores?
A ausência de monitoramento de fornecedores mais críticos para uma empresa pode culminar em problemas operacionais não identificados previamente, como atrasos na entrega, falhas na qualidade do produto ou serviço, e interrupções no fornecimento, além de outros riscos associados que também podem colocar em xeque a reputação da empresa no mercado.
Como consequência, a empresa pode enfrentar custos adicionais devido a interrupções na produção, como pagamento de horas extras para recuperar o tempo perdido ou a necessidade de encontrar fornecedores alternativos a curto prazo, muitas vezes a preços mais altos.
Outro ponto que vale ressaltar: problemas operacionais não gerenciados podem afetar a reputação da empresa no mercado, minando a confiança dos clientes e parceiros de negócios.
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Como realizar um monitoramento eficiente?
Para ter resultados eficientes com o monitoramento de fornecedores, alguns passos são necessários. Veja quatro práticas que lhe auxiliarão neste processo.
1. Categorize os fornecedores
Antes de começar a monitorar é importante categorizar os fornecedores com base em critérios, como tipo de produto ou serviço fornecido, importância estratégica, riscos associados, entre outros. Isso porque quanto mais o fornecedor é estratégico, mais criterioso precisa ser um monitoramento.
Por exemplo, uma empresa de eletrônicos pode ter diferentes categorias de produtos, como dispositivos móveis, componentes eletrônicos, embalagens e serviços de logística.
Cada categoria pode exigir critérios de monitoramento específicos. Nesse caso, fornecedores de componentes críticos para a produção de produtos principais podem ser considerados estrategicamente mais importantes do que os fornecedores de itens menos cruciais, como material de escritório.
2. Estabeleça os principais KPIs
Estabelecer indicadores traz um melhor direcionamento e insights valiosos para implementar melhorias e reforçar o relacionamento com toda a cadeia de fornecimento. Há alguns KPIs gerais que podem ser utilizados, como: prazo de entrega, tempo de resposta, frequência de não conformidades, nível de satisfação do cliente, se o fornecedor mantém práticas sustentáveis dentro das operações, entre outros.
É fato que a depender do serviço oferecido pelo fornecedor, os KPIs possuem uma variação. Um fornecedor de logística, por exemplo, também pode ser monitorado em relação ao número de incidentes logísticos, percentual de pedidos entregues sem danos, etc.
Já um fornecedor de embalagens pode ser avaliado com base em critérios como qualidade do material, conformidade com regulamentações ambientais, inovações tecnológicas introduzidas nas embalagens, entre outros.
O que o gestor precisa ter em mente é que os indicadores não são números isolados, mas devem estar alinhados com os objetivos estratégicos da empresa, a fim de impulsionar o sucesso a longo prazo da organização.
Leia também: Conheça 9 indicadores de estoque essenciais para uma boa gestão do negócio.
3. Verifique se os documentos e certificações continuam em conformidade
Verifique periodicamente dados relacionados à saúde financeira, aspectos fiscais e conformidade com a legislação vigente do fornecedor, mesmo que durante a homologação nada tenha sido constatado nenhuma irregularidade.
A análise dessas informações pode oferecer insights sobre a estabilidade financeira e reputacional dos fornecedores, ajudando a garantir a continuidade dos negócios e a estabelecer relacionamentos éticos sem acarretar riscos reputacionais e de imagem para a empresa contratante.
4. Realize auditorias in loco
Realizar visitas a fornecedores (principalmente os críticos) auxilia a identificar possíveis riscos operacionais ou vulnerabilidades na cadeia de suprimentos, como práticas de fabricação inadequadas, falhas em processos logísticos e outros problemas que não seriam identificados apenas em uma análise documental.
Ao integrar visitas a fornecedores com auditorias e estabelecimento de canais eficazes de comunicação, as empresas podem desenvolver uma abordagem estratégica para o gerenciamento de riscos na cadeia de suprimentos. Com isso, promove a transparência, a eficiência nas operações e uma parceria mais colaborativa para o alcance dos objetivos.
Conclusão
Monitorar fornecedores é uma prática contínua que envolve a coleta de dados relacionados ao produto ou serviço oferecidos com o intuito de garantir que os parceiros comerciais continuem atendendo aos requisitos acordados em contratos. Ao mesmo tempo é uma ótima oportunidade para gerenciar riscos de forma mais efetiva, mantendo a eficiência operacional da sua cadeia de suprimentos.
Para realizar um monitoramento eficiente o primeiro passo é categorizar os fornecedores, a fim de entender quais são mais estratégicos e críticos para a empresa. Na sequência, é preciso estabelecer os principais KPIs, verificar se documentos e certificações continuam em conformidade e, dependendo do fornecedor, realizar auditorias in loco para identificar possíveis riscos operacionais.
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